企业在招聘及在职管理中，合理查询员工档案有助于规避用工风险，但必须在法律框架内进行。依据《个人信息保护法》及《档案法》，用人单位查询员工档案须遵循“最小必要”原则：仅能查阅与劳动合同履行直接相关的信息，如学历学位、工作经历、有无竞业限制，不得过度收集家庭成员、疾病史等隐私内容。

实践中，HR需要求应聘者签署《背景调查授权书》，注明授权范围及时效。对于重要岗位，建议通过第三方背调机构委托档案保管单位出具《档案记载证明》，而非直接调阅原件。在职员工档案原则上由单位人事部门集中保管，员工本人申请查阅个人档案须经单位党委或纪检部门审批，并指定专人陪同。

数字化转型背景下，电子劳动合同已普遍应用，建议HR部门同步建立电子档案管理系统，对入职登记表、离职交接单等材料及时扫描归档。确保档案目录与实体一一对应，既可提升内部查询效率，也能从容应对社保审计与劳动仲裁。